Czy notariusz może odmówić aktu bez świadectwa energetycznego?

Brak świadectwa energetycznego potrafi zatrzymać sprzedaż mieszkania w najmniej wygodnym momencie: gdy strony są umówione u notariusza, pieniądze są przygotowane, a termin wydania lokalu wpisany do planu przeprowadzki. Pytanie brzmi więc bardzo praktycznie. Czy notariusz może odmówić aktu bez świadectwa energetycznego? W wielu typowych transakcjach sprzedaży odpowiedź brzmi: tak, może, a w praktyce powinien odmówić sporządzenia aktu, jeśli dokument jest wymagany przez przepisy.

Nie oznacza to jednak, że świadectwo jest potrzebne przy każdej czynności notarialnej dotyczącej nieruchomości. Kluczowe są rodzaj umowy, przedmiot transakcji i to, czy ustawa przewiduje obowiązek przekazania świadectwa nabywcy.

Ten tekst wyjaśnia temat w prosty sposób. Ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani konsultacji z notariuszem.

Przy sprzedaży lokalu komplet dokumentów ma znaczenie już przed wizytą u notariusza.

Kiedy świadectwo energetyczne jest wymagane przy sprzedaży

Świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument, który opisuje zapotrzebowanie budynku lub lokalu na energię. Dotyczy między innymi ogrzewania, wentylacji, przygotowania ciepłej wody, chłodzenia, a w niektórych przypadkach także oświetlenia.

Przy sprzedaży mieszkania, domu albo określonych praw do nieruchomości właściciel co do zasady ma obowiązek przekazać nabywcy świadectwo. Obowiązek ten wynika z przepisów o charakterystyce energetycznej budynków. Po zmianach obowiązujących od 2023 r. notariusze mają tu konkretną rolę: przy określonych umowach muszą odnotować w akcie, że świadectwo zostało przekazane.

W praktyce dotyczy to przede wszystkim:

• sprzedaży domu jednorodzinnego,

• sprzedaży mieszkania stanowiącego odrębną własność,

• sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, jeśli transakcja wymaga aktu notarialnego,

• sprzedaży części budynku, jeżeli przepisy wymagają świadectwa dla tej części.

  
  

Jeżeli właściciel sprzedaje lokal, powinien przekazać nabywcy świadectwo najpóźniej przy zawieraniu umowy przenoszącej własność. Nie wystarczy sama obietnica, że dokument zostanie dosłany po akcie. Właśnie dlatego brak świadectwa najczęściej wychodzi na jaw przed podpisaniem aktu albo już w kancelarii.

Warto rozróżnić dwie sytuacje.

Pierwsza to umowa przedwstępna. Strony dopiero zobowiązują się do zawarcia umowy sprzedaży w przyszłości. W takim przypadku świadectwo zwykle nie jest jeszcze przekazywane jako element przeniesienia własności, choć dobrze je przygotować wcześniej.

Druga to umowa przyrzeczona, czyli finalna sprzedaż. Wtedy dochodzi do przeniesienia własności lub prawa do lokalu. To właśnie ten moment jest najważniejszy z punktu widzenia obowiązku przekazania świadectwa.

Dlaczego notariusz nie powinien ignorować braku dokumentu

Notariusz nie jest tylko osobą, która „drukuje akt” i potwierdza podpisy. Przy akcie notarialnym ma obowiązek czuwać nad zgodnością czynności z prawem. Jeżeli przepisy wymagają określonego dokumentu, a jego brak uniemożliwia prawidłowe dokonanie czynności, notariusz nie powinien przejść nad tym do porządku dziennego.

W przypadku sprzedaży nieruchomości świadectwo energetyczne ma znaczenie nie tylko informacyjne. Przepisy przewidują, że nabywca ma otrzymać dokument, a jego uprawnienia nie można po prostu wykreślić z umowy.

Nabywca nie powinien być stawiany przed wyborem: albo podpisuje akt bez świadectwa, albo traci termin transakcji. Obowiązek przekazania dokumentu leży po stronie sprzedającego.

W akcie notarialnym notariusz zazwyczaj zamieszcza informację o przekazaniu świadectwa charakterystyki energetycznej. Jeśli sprzedający nie ma dokumentu, notariusz nie ma czego potwierdzić.

To prowadzi do praktycznej odpowiedzi: przy sprzedaży objętej obowiązkiem przekazania świadectwa brak dokumentu może zablokować podpisanie aktu. Nie chodzi o uznaniową złośliwość kancelarii, lecz o obowiązek wynikający z przepisów.

Nie pomoże też standardowy zapis w stylu „kupujący zrzeka się prawa do otrzymania świadectwa”. Takie rozwiązanie jest ryzykowne i co do zasady nie powinno zastępować dokumentu, ponieważ przepisy chronią nabywcę i nie traktują świadectwa jako luźnego dodatku do umowy.

Formalności związane ze sprzedażą najlepiej zamknąć przed przekazaniem kluczy.

Przy jakich czynnościach notariusz nie zawsze wymaga świadectwa

Najczęstsze nieporozumienie polega na tym, że świadectwo energetyczne zaczyna być traktowane jak dokument potrzebny przy każdej czynności dotyczącej nieruchomości. Tak nie jest.

Obowiązek pojawia się głównie przy sprzedaży i najmie. Przy najmie nie zawsze uczestniczy notariusz, ale właściciel również powinien przekazać najemcy kopię świadectwa, jeśli przepisy tego wymagają.

Są też czynności notarialne, przy których świadectwo zwykle nie jest głównym dokumentem wymaganym do aktu. Przykłady to:

• darowizna mieszkania,

• ustanowienie hipoteki,

• umowa majątkowa małżeńska,

• dział spadku,

• zniesienie współwłasności,

• poświadczenie dziedziczenia,

• sprzedaż samej niezabudowanej działki.

  
  

Każda sprawa może mieć swoje szczegóły, więc kancelaria notarialna i tak poprosi o dokumenty właściwe dla konkretnej czynności. Jeżeli przedmiotem aktu jest dom, lokal albo prawo do lokalu, zawsze warto zapytać notariusza z wyprzedzeniem, czy świadectwo będzie wymagane.

Szczególną uwagę trzeba zachować przy transakcjach mieszanych. Przykład: strony sprzedają nieruchomość, na której stoi budynek mieszkalny, ale traktują ją „jak działkę”. Jeśli w rzeczywistości przedmiotem sprzedaży jest zabudowana nieruchomość, notariusz może oczekiwać świadectwa dla budynku.

Podobnie przy lokalach użytkowych. Sam fakt, że coś nie jest mieszkaniem, nie oznacza automatycznie, że świadectwa nie trzeba przygotować. Liczy się charakter budynku lub części budynku oraz przepisy dotyczące obowiązku sporządzenia świadectwa.

Kiedy świadectwo nie jest potrzebne

Ustawa przewiduje sytuacje, w których świadectwo charakterystyki energetycznej nie jest wymagane. Niektóre wyjątki dotyczą specyficznych budynków, dlatego nie warto zakładać ich automatycznie bez sprawdzenia.

Do najczęściej omawianych wyjątków należą między innymi:

• budynki objęte ochroną na podstawie przepisów o ochronie zabytków,

• miejsca kultu i budynki używane do działalności religijnej,

• niektóre budynki przemysłowe i gospodarcze bez instalacji zużywających energię, poza oświetleniem,

• budynki mieszkalne przeznaczone do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku,

• wolnostojące budynki o powierzchni użytkowej poniżej 50 m²,

• niektóre budynki gospodarstw rolnych.

  
  

W praktyce najwięcej pytań pojawia się przy domkach letniskowych, małych budynkach wolnostojących, zabudowaniach gospodarczych i nieruchomościach zabytkowych. Tu nie wystarczy potoczne określenie „letniskowy” albo „gospodarczy”. Znaczenie ma dokumentacja budynku, sposób użytkowania i to, czy spełnione są warunki ustawowe.

Jeżeli sprzedający powołuje się na wyjątek, powinien uprzedzić o tym notariusza i pokazać dokumenty, które to potwierdzają. Notariusz może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia, bo to on odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie czynności.

Nie każdy budynek podlega tym samym obowiązkom, ale wyjątki trzeba oceniać ostrożnie.

Co zrobić, jeśli aktu nie da się podpisać bez świadectwa

Najlepsze rozwiązanie jest proste: przygotować świadectwo przed umówieniem finalnego aktu. Wtedy kancelaria może sprawdzić dokumenty wcześniej, a strony unikają nerwowej zmiany terminu.

Świadectwo może sporządzić osoba wpisana do centralnego rejestru osób uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej. Nie jest to dokument, który właściciel może napisać samodzielnie na podstawie rachunków za ogrzewanie.

Do przygotowania świadectwa zwykle potrzebne są informacje o budynku lub lokalu. Zakres danych zależy od nieruchomości, ale często przydają się:

• rzut lub powierzchnia lokalu,

• informacje o ogrzewaniu,

• informacje o ciepłej wodzie użytkowej,

• rodzaj wentylacji,

• dane o oknach i ścianach, jeśli są dostępne,

• dokumentacja techniczna budynku, o ile właściciel ją posiada.

  
  

W przypadku mieszkania w bloku proces bywa prostszy, ale nadal wymaga danych. Czasem pomocne są informacje od spółdzielni, wspólnoty mieszkaniowej albo zarządcy budynku. Przy domu jednorodzinnym zakres potrzebnych informacji może być szerszy, zwłaszcza jeśli budynek był modernizowany, ocieplany albo rozbudowywany.

Jeżeli termin aktu jest blisko, warto działać równolegle:

1. Skontaktować się z osobą uprawnioną do sporządzenia świadectwa.

2. Poinformować notariusza, że dokument jest w przygotowaniu.

3. Ustalić, czy kancelaria potrzebuje świadectwa wcześniej do wglądu.

4. Przekazać kupującemu informację, że dokument zostanie dostarczony przed aktem.

5. Nie wpisywać do umowy rozwiązań, które mają obejść obowiązek ustawowy.

   
   

Dobrą praktyką jest przesłanie świadectwa do kancelarii przed spotkaniem. Notariusz może wtedy sprawdzić, czy dokument dotyczy właściwej nieruchomości i czy dane zgadzają się z aktem.

Jak uniknąć problemu przy sprzedaży mieszkania lub domu

Najwięcej kłopotów wynika z odkładania świadectwa na koniec. Sprzedający często skupia się na księdze wieczystej, zaświadczeniach ze spółdzielni, podatkach, kredycie i protokole zdawczo-odbiorczym. Świadectwo energetyczne wydaje się mniej pilne, dopóki notariusz nie zapyta o nie wprost.

Warto przyjąć prostą zasadę: jeśli nieruchomość ma być sprzedana, świadectwo powinno być gotowe zanim strony ustalą termin aktu przyrzeczonego.

Przed sprzedażą dobrze sprawdzić:

Dokument lub informacja	Dlaczego ma znaczenie
Księga wieczysta	Pokazuje właściciela, obciążenia i stan prawny nieruchomości
Podstawa nabycia	Notariusz sprawdza, jak sprzedający stał się właścicielem
Zaświadczenia podatkowe lub spadkowe	Mogą być wymagane przy dziedziczeniu albo darowiźnie
Zaświadczenie ze spółdzielni lub wspólnoty	Potwierdza dane lokalu i ewentualne zaległości
Świadectwo energetyczne	Potwierdza charakterystykę energetyczną i pozwala spełnić obowiązek wobec nabywcy

Kupujący również powinien o ten dokument zapytać. Świadectwo nie mówi wszystkiego o faktycznych rachunkach, bo te zależą od stylu życia mieszkańców, cen energii i sposobu ogrzewania. Daje jednak uporządkowaną informację o budynku lub lokalu i pozwala porównać nieruchomości według jednolitych zasad.

Jeśli sprzedający mówi, że „nikt tego nie wymaga”, najlepiej zweryfikować to u notariusza obsługującego transakcję. Praktyka kancelarii jest dziś dużo bardziej ostrożna niż jeszcze kilka lat temu, ponieważ przepisy wyraźniej wiążą świadectwo z aktem sprzedaży.

Przygotowanie dokumentów z wyprzedzeniem pozwala uniknąć przesunięcia terminu aktu.

Najkrótsza odpowiedź przed wizytą u notariusza

Jeżeli finalna umowa sprzedaży dotyczy mieszkania, domu albo prawa do lokalu objętego obowiązkiem przekazania świadectwa, brak dokumentu może zatrzymać podpisanie aktu. Notariusz nie powinien zastępować świadectwa oświadczeniem stron ani ignorować obowiązku tylko dlatego, że kupujący ufa sprzedającemu.

Nie w każdej czynności notarialnej świadectwo będzie potrzebne. Przy darowiźnie, dziale spadku albo sprzedaży niezabudowanej działki sytuacja może wyglądać inaczej. Przy sprzedaży typowego lokalu mieszkalnego najbezpieczniej założyć, że dokument trzeba mieć.

Najlepszy następny krok jest praktyczny: jeszcze przed ustaleniem terminu aktu zapytać kancelarię o listę dokumentów i zamówić świadectwo u osoby uprawnionej. To niewielka formalność w porównaniu z ryzykiem odwołania transakcji w dniu podpisania.